Egy cég irodaszer-beszerzése akkor költséghatékony, ha előre átgondolt alapcsomagra, egységes termékekre és jól beállított készletszintekre épül. Így nemcsak a kiadásokat lehet optimalizálni, hanem az adminisztráció és a mindennapi irodai munka is gyorsabbá válik.
Miért fontos az egységes, költséghatékony irodaszer-alapcsomag?
Cégvezetőként vagy irodavezetőként az egyik legnagyobb megtakarítási lehetőség a „szétszórt” egyedi rendelések megszüntetésében rejlik. Ha minden kolléga máshonnan, mást rendel, az drágább szállítási költséget, átláthatatlan készletet és felesleges pazarlást eredményez. Egy egységes alapcsomaggal viszont pontosan látni fogja, mire mennyit költ havonta.
Az alapcsomag segít standardizálni a folyamatokat: ugyanaz a nyomtatópapír, ugyanaz a jegyzettömb-méret, ugyanaz a tolltípus kerül az asztalokra. Ez egyszerűsíti a beszerzést, a raktározást és az utánrendelést is. Kevesebb a reklamáció, gyorsabb a polcfeltöltés, és a kollégák mindig tudják, mit hol találnak.
Érdemes a csomagot az iroda mérete és profilja szerint méretezni: más készletszint kell egy 10 fős könyvelőirodának, mint egy 60 fős ügyfélszolgálatnak. Az induló készletet számolja vissza az éves fogyásból, majd finomhangolja 2–3 hónap tapasztalata alapján.
- Határozza meg az alaptermékek listáját (papír, írószer, iratrendezés).
- Válasszon maximum 1–2 típus/méretet kategóriánként.
- Fogyás alapján évente legalább egyszer vizsgálja felül a csomagot.
Nyomtatópapír és jegyzettömbök: a fogyóeszközök alapja
A legtöbb irodában a legnagyobb tételt a papír jelenti, különösen, ha még sok a nyomtatott szerződés, számla vagy riport. Általános adminisztrációhoz az A4-es, 80 g/m² fehér fénymásolópapír a legjobb ár-érték arányú választás, de prezentációkhoz érdemes jobb minőségű, 90–100 g/m² papírt tartani. Az éves mennyiséget egyszerűen kiszámíthatja: havi átlagos felhasználás × 12, majd +10–15% biztonsági tartalék.
Jegyzettömböknél jó stratégia két méretre szűkíteni a kínálatot: A4-es a tárgyalásokhoz, meeting jegyzetekhez, valamint A5-ös vagy A6-os a telefonos üzenetekhez, gyors feljegyzésekhez. A spirálos, perforált lapos tömbök segítenek abban, hogy a lapok könnyen kitéphetők legyenek, és ne szóródjanak szét az íróasztalon.
A papírtermékeknél a standardizálás különösen sokat számít, ezért érdemes egy megbízható beszállító teljes papírkínálatára építeni, ahol az irodai papír és írószer termékek jól átláthatóan, kategóriákba rendezve érhetők el. Így könnyebben tud egységesen rendelni, és a szállítás is összehangolható.
- Alap: A4 80 g/m² irodai papír (legalább 5–10 csomag tartalék).
- Kiegészítő: prémium papír prezentációkhoz, szerződésekhez.
- Jegyzettömb: 1 nagy (A4), 1 kisebb méret (A5/A6) minden kollégának.
Tollak, filcek, egyéb írószerek: kevesebb típus, kevesebb gond
A tollaknál a legnagyobb hiba, ha mindenki mást szeretne, és 10–15 különböző típus kerül a rendelésbe. Sokkal költséghatékonyabb 1–2 jól bevált golyóstollat és egy alap szövegkiemelő-szettet standardként kijelölni. Praktikus megoldás a kék vagy fekete 0,7–1,0 mm golyóstoll, cserélhető betéttel, amely hosszabb távon olcsóbb.
Szövegkiemelőből általában elég 4 szín (sárga, zöld, rózsaszín, kék), filctollból pedig 1 vékony (pl. 0,5 mm) és 1 vastag (táblára, csomagolásra) változat. Jegyzeteléshez finomhegyű tűfilcet, aláíráshoz megbízható, gyorsan száradó tollat tartson készleten. Az írószerek fogyását érdemes negyedévente átnézni, és igazítani a mennyiségeken.
Tartson egy darabszintet, ami alá nem megy: például ha 50 fő dolgozik az irodában, legyen minimum 100–150 darab golyóstoll raktáron, és utánrendelésnél mindig egész dobozzal pótolja a hiányt. Így egyszerűbben tervezhető a költség, és ritkábban kell rendelni.
Iratrendezés és archiválás: átlátható rend évekig
Az iratrendezésnél a legfontosabb szabály, hogy minél kevesebb típus legyen forgalomban: 1–2 fajta gyűrűskönyv vagy karos iratrendező, egységesen 50–80 mm gerincvastagsággal, plusz hozzá illő belső tasakok. Színekből is elég 2–3, amelyeket funkciókhoz rendelhet (pl. kék: pénzügy; piros: jog; zöld: HR).
Használjon egységes gerinccímkéket, simítózáras tasakokat és A4-es lefűzhető genothermet a fontos dokumentumokhoz. Éves szinten gondolja át, mennyi iratot kell archiválni (például könyvelésnél 7–8 évre visszamenőleg), és ehhez igazítsa az iratrendezők és archiváló dobozok számát. Egy 80 mm-es iratrendező nagyjából 500–600 lapot képes befogadni.
- Alap: egységes gerincszélességű iratrendezők, max. 2–3 színben.
- Kiegészítők: genotherm, gyorsfűző, simítós tasak az aktív iratokhoz.
- Archiválás: dobozok, polccímkék, éves lezárási szabályok kialakítása.
Készletszint, utánrendelés, beszállító: így legyen zökkenőmentes a beszerzés
A készletkezelés legegyszerűbb módja, ha termékcsoportonként meghatározza a minimális és maximális mennyiséget. Például: A4 papír minimum 5, maximum 15 csomag; golyóstoll minimum 100, maximum 250 db. Ha egy termék eléri a minimális szintet, automatikusan induljon az utánrendelés a maximális szintig.
Érdemes kijelölni egy felelőst (irodavezetőt vagy asszisztenst), aki hetente egyszer ellenőrzi a készletet és rögzíti a fogyást egy egyszerű Excel-táblában vagy belső rendszerben. Így néhány hónap alatt pontos képet kap arról, hogy az alapcsomag ténylegesen lefedi-e az igényeket, vagy finomhangolni kell a mennyiségeket, terméktípusokat.
A beszállító kiválasztásánál nem csak az ár számít: fontos a gyors szállítás, az állandó raktárkészlet és az átlátható termékkategóriák. Egy stabil, hosszú távú partner, mint az OfficeMarket irodaszer webáruház, segít abban, hogy az irodaszer-beszerzés tervezhető, egységes és adminisztratív teher nélkül működjön.
Állítson össze standard irodaszer-alapcsomagot, határozza meg a minimális készletszinteket, és építsen megbízható, hosszú távú beszállítói kapcsolatra, hogy az iroda mindig zökkenőmentesen működjön.